Zásady ochrany osobních údajů

Servisní aplikace Polymax — mobilní aplikace pro techniky a webová administrace na adrese servis.polymax.cz.

Účinné od 28. srpna 2026

Kdo údaje zpracovává

Správcem osobních údajů je POLYMAX servis, s.r.o., IČO 27834697, DIČ CZ27834697, se sídlem Národního odboje 375, 739 21 Paskov. Ve věcech ochrany osobních údajů nás kontaktujte na polymax@polymax.cz nebo na telefonu +420 732 673 341.

Co aplikace nesbírá

Aplikace nežádá o přístup k poloze zařízení, fotoaparátu, fotogalerii ani kontaktům a nepoužívá analytické ani reklamní nástroje. Nesleduje, kde se technik nachází. Souřadnice u zakázky jsou adresou místa zásahu, kterou zadává kancelář — nevznikají z telefonu.

Jaké údaje zpracováváme a proč

Uživatelé aplikace (technici a pracovníci kanceláře)

• Jméno, příjmení, e-mail, role, případně fotografie. Slouží k přihlášení, k tomu, aby bylo zřejmé, kdo je na zakázku nominován a kdo napsal zprávu. Právním základem je plnění pracovní nebo obdobné smlouvy a oprávněný zájem na organizaci servisních prací.
• Karty BOZP — název, platnost a naskenovaný doklad o školení. Slouží k prokázání způsobilosti na pracovišti zákazníka. Právním základem je plnění právní povinnosti v oblasti bezpečnosti práce.
• Údaje o zařízení pro upozornění — identifikátor pro doručování notifikací, název zařízení, verze aplikace a čas posledního použití. Bez nich nelze technikovi oznámit novou zakázku.

Zakázky a komunikace

• Údaje o zakázce — číslo, popis, termín, adresa a souřadnice místa zásahu, poznámka k příjezdu, jméno a telefon kontaktní osoby na místě.
• Nominace — kdo byl na zakázku vyzván, kdy si to přečetl, zda účast potvrdil nebo odmítl a s jakou poznámkou.
• Zprávy mezi kanceláří a technikem k dané zakázce, včetně času přečtení.

Podpisy zákazníků

U montážních a dodacích listů a u karet BOZP se ukládá jméno podepsané osoby, obrázek jejího podpisu, místo a čas podpisu a případná poznámka. Podpis je dokladem o převzetí práce nebo o seznámení s pravidly bezpečnosti; právním základem je plnění smlouvy a oprávněný zájem na průkaznosti provedených prací.

Komu se údaje předávají

Údaje neprodáváme a nepředáváme pro marketingové účely. Zpracovávají je pro nás:

• poskytovatel hostingu — provoz aplikace a databáze, servery v Evropské unii (Amsterdam, Nizozemsko);
• poskytovatel e-mailu — odesílání upozornění na nominace, zpráv a odkazů pro obnovení hesla;
• služby pro doručování upozornění — Expo, Google (Android) a Apple (iOS). Text upozornění obsahuje číslo zakázky a začátek zprávy, takže tyto údaje procházejí jejich servery, mimo jiné ve Spojených státech amerických, na základě standardních smluvních doložek.

Jak dlouho je uchováváme

Údaje o zakázkách, podpisech a dokumentech uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou je nutné je držet kvůli případným reklamacím a účetním a archivačním povinnostem. Účet uživatele a jeho zařízení se ruší po ukončení spolupráce.

Smazání účtu a údajů

Účty v servisní aplikaci Polymax zakládá zaměstnavatel; v aplikaci si je nelze vytvořit ani zrušit. O smazání účtu a údajů proto požádejte takto:

1. Napište na polymax@polymax.cz a do předmětu uveďte Žádost o smazání údajů — servisní aplikace.
2. Uveďte jméno a e-mail, kterým se do aplikace přihlašujete. Totožnost ověřujeme prostřednictvím zaměstnavatele, aby o cizí účet nemohl požádat někdo jiný.
3. Žádost vyřídíme nejpozději do 30 dnů a výsledek vám potvrdíme.

Co smažeme: uživatelský účet a přihlašovací údaje, jméno, příjmení a e-mail, profilovou fotografii, uložené karty BOZP, identifikátory zařízení pro doručování upozornění a obsah zpráv, které jste v aplikaci napsali.

Co musí zůstat a proč: podepsané montážní a dodací listy a záznamy o podpisech karet BOZP. Jsou to smluvní a účetní doklady o provedené práci a o seznámení s pravidly bezpečnosti — zákon nám ukládá je uchovávat, takže je nelze smazat na žádost. Mažou se po uplynutí zákonné lhůty, u účetních dokladů po deseti letech od konce účetního období, kterého se týkají. Do té doby k nim má přístup jen kancelář.

Jaká máte práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, na jejich opravu nebo výmaz, na omezení zpracování, na přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Uplatnit je můžete na adrese uvedené výše; postup pro výmaz je popsaný v části Smazání účtu a údajů. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, Praha 7.

Zabezpečení

Přístup do aplikace je chráněn heslem a každý uživatel vidí jen to, co potřebuje ke své práci — technik pouze zakázky, na které byl nominován. Komunikace mezi aplikací a serverem je šifrovaná. Dokumenty se nikdy nevydávají bez ověření oprávnění.

Změny

Pokud se zpracování změní, upravíme tyto zásady a změníme datum účinnosti uvedené nahoře.